Sluta svara på telefonen.

Även om du är oflexibel om vilket arbete du kan göra är missnöjd med, särskilt hos mindre företag, bör sådan täckning för dina kollegor inte bli vanligt förekommande , av flera anledningar:

• Ditt eget arbete kommer att påverkas : Genom att ofta distraheras när du gör andras arbete kommer du inte att kunna göra ditt eget fungerar bra. Företaget betalar dig för att göra det arbete som du anställdes för att göra, och om ditt eget arbete ofta faller under förväntan är det en förlust för företaget och följaktligen för dig.

• Du är antagligen inte lika skicklig på att göra andras jobb : Att svara på en företagstelefon är inte ett vardagligt jobb. Du får inte alltid "lätta" samtal, sekreteraren är utbildad för att hantera de "svåra" samt att hantera speciella situationer.

  Till exempel, om en irriterad kund kräver direkt, "John Doe skulle ringa mig förra veckan, jag vill prata med honom just nu."? Du kanske inte känner till John Doe eller hans anknytningsnummer eller hur du omdirigerar samtalet. Om John Doe inte är tillgänglig kanske du inte vet när han kommer tillbaka eller vem som fyller i för honom. Sekreteraren har vanligtvis den här informationen, eller vet hur man ska hantera situationen när den inte är tillgänglig.

• När du arbetar gratis blir du självklart stark>: Du har redan upplevt detta själv. När du ofta gör andras jobb tenderar folk att anta att det är ditt jobb. Om du inte gillar att göra det jobbet kan den situationen aldrig bli bra. Människor kan till och med förvänta dig att du hjälper till med andra problem.

• Människor undviker att hitta en riktig lösning : Eftersom du tar hand om att svara på telefonen inser ledningen inte eller bryr sig inte om att sekreteraren bara arbetar "deltid" på varje kontor. Om du slutar göra det kanske de snart märker problemet och prioriterar att åtgärda det. Det är också möjligt att telefonen inte får svar är egentligen inte ett problem i ledningens ögon.

Om någon frågar varför du inte svarar på telefonen, påpeka artigt att du gjorde ditt eget arbete ("Åh, jag är upptagen med <my egna grejer>." ), istället för "Det är inte mitt jobb!", eller ännu värre, "Varför gör du inte det själv?"

Precis som folk började anta att du är "reservsekreterare" för att du frivilligt att göra det kommer de snart att glömma bort det om du slutar göra det. De kan omöjligt klaga till din chef att du blev fångad på att göra ditt eget arbete.

Kan inte samtalet gå till röstbrevlådan eller en automatisk skötare i den här situationen? Om du har någon av dessa, låt systemet hantera det, annars kan du vidarebefordra samtalen till kontoret där receptionisten arbetar.

När du blir ombedd att svara på telefonen av en kollega, skulle jag svara något som " Jag kan inte just nu " och agera (eller ännu bättre) vara upptagen, " Kan du ta en tur? ". Det andra alternativet du har är att bära hörlurar, antingen lyssna på musik eller inte, så att folk tror att du inte kan höra det.

Alla saker jag nämnde är till hjälp för dig, men är inte långsiktiga korrigeringar för företaget. Jag rekommenderar att du frågar din chef om ett automatiserat telefonsystem att hantera samtalen när din receptionist inte är på kontoret.

Alternativt kan du föreslå att a schema ställs in där tilldelade resurser (vem som helst) är ansvarig för telefontjänsten på en viss dag när receptionisten är på ett annat kontor.

Prata med din chef om det. Berätta för honom / henne att du har svarat på telefonen i sekreterarens frånvaro av bekvämlighet för företaget, men du känner att det stör ditt andra arbete. och du vill veta vad du ska göra åt det. Fråga om de vill att du ska fortsätta svara på telefonen. Du får ett av två svar:

1. Ja, fortsätt göra det. I så fall är det faktiskt ditt jobb att svara på telefon. Det är din chefs jobb att ta reda på hur du ska spendera din tid, så om det är vad de vill att du ska svara på telefonen, så ska du göra det. Det har precis lagt till dina arbetsuppgifter. Du bör komma in i det här samtalet förberett för att diskutera vilket arbete du inte får gjort om du är upptagen med att svara på telefonen, och du bör arbeta med dem för att ta reda på vad du ska göra åt det. (Du kanske känner att det inte är jobbet du har registrerat dig att svara på telefonen, men det är en helt separat fråga som går bortom räckvidden för det här svaret. Du kan hitta bra råd för denna situation här.)
2. Nej, svara inte i telefonen. Du är helt fri. Du har uttrycklig instruktion att inte svara på telefonen längre. Fortsätt och låt det ringa. Om någon ger dig flak för det kan du berätta för dem att din chef har dig att arbeta med andra saker och inte vill ha dig i telefon.

Det här samtalet kommer också att uppmärksamma det faktum att när sekreteraren är ute finns det ingen tydlig riktning om vem som ska svara på telefonen eller om det alls ska besvaras. Det är möjligt att de aldrig tänkt på det förut och inte insett att det var ett problem eftersom du har gjort det. Det är deras jobb att lösa det problemet.

Jag skulle vilja fråga hur jag artigt kan uttrycka att det inte är mitt jobb att svara på telefonen

Så länge du är artig och faktiskt spelar det ingen roll hur du uttrycker det. Välj något av följande:

• Jag täcker faktiskt inte telefonen.
• Jag är mitt i något just nu, tyvärr.
• Jag är tyvärr inte sekreteraren.
• Jag ansvarar inte för telefonerna och har inte tid att hantera det just nu.

och att jag förväntar mig att den som är närmast telefonen svarar på den.

Det här är lite knepigare, speciellt eftersom det verkar som om du är en av de yngre människor där. På vissa mindre kontor kan man förvänta sig att juniorfolk täcker telefonerna om receptionisten är ute. Eftersom du pratar med mer äldre kan du inte riktigt säga " Jag förväntar dig att du gör X ". Så du måste mjuka upp det med något så här:

Jag hämtar faktiskt ofta för att jag är närmast telefonerna men som regel täcker jag inte telefonen. Jag tänkte att den som är närmast telefonen borde svara.

Men det här har potential att spränga i ditt ansikte: dessa äldre kanske säger till dig att göra det ändå, du kan sluta bli tilldelad telefonuppgifter eftersom du markerade dem, de kan flytta dig precis bredvid sekreteraren så att du alltid är den närmaste personen där.

Det bästa tillvägagångssättet skulle vara att prata med din chef först och förklara problemet:

Eftersom jag vanligtvis är den närmaste personen till telefonen har jag ofta svarat i telefonen när [sekreterare] är ute. Men jag har insett att de andra på kontoret nu har förväntat mig att jag täcker telefonen och det påverkar mitt rykte här. Framöver planerar jag att [inte längre svara på telefonen / sitta någon annanstans].

Återigen är risken att du får veta att du som juniorprofil ska täcka telefonen trots att det inte är en typisk uppgift för ditt jobb. Men helst skulle du sträva efter alternativ och göra det klart att du inte vill täcka telefoner. Men det fungerar inte för alla eller på alla kontor. Förutsatt att du får hans godkännande för att ringa tillbaka på din telefontäckning kan du ta upp det när någon ber dig att svara på telefonen.

Oavsett hur detta blir, bör du också ta upp problemen som din migrerande sekreterare orsakar. Kontorstelefonerna bör vara inställda så att de automatiskt överför samtal till var sekreteraren är den dagen. Även om det kan vara rimligt att be yngre personer att täcka en receptionists pauser, är det inte rimligt att använda dem som deltidsreceptionister utan att vara medvetna om det under anställningsprocessen.

Först och främst slutar du inte svara på telefonen eftersom du inte ska. Du måste bara prata med din chef och beskriva denna situation (du kan förvänta dig att han ber att göra det ändå). Om han håller med om att detta inte är ditt jobb bör du föreslå att han kommunicerar detta till resten av teamet. p> Och som @kozaky föreslog telefonsamtal kan vidarebefordras till någon annan telefon, kanske din chefs, din sekreterares eller kanske din :) (åtminstone behöver du inte stå upp)

Som andra har sagt, sluta svara när du inte vill. Men jag föreslår att du närmar dig de resulterande konversationerna annorlunda. Du måste betona att ditt tilldelade arbete är viktigt, att det kräver koncentration och att du prioriterar. Telefonen har mycket låg prioritet, precis som med alla andra.

... en senior ringde mig för att svara i telefonen även när telefonen var närmare honom och många andra kollegor .

Kanske svaret bör vara:

Jag är ledsen, jag var mitt i något, kan du upprepa vad du sa? (medan telefonen fortsätter att ringa - agera omedveten om den och fokusera på dem)

Om telefonen ringer i framtiden, svara bara på den sällan, om alls. Om telefonen är viktig att svara, kommer de att tilldela någon (kanske du) att hantera den när sekreteraren är borta. Vid den tidpunkten måste du diskutera effekterna av att svara på telefonen på ditt arbete och föreslå att ett automatiserat system med tillägg och en röstkatalog kan vara en klok investering. Vidare bör närhet till telefonen inte ha någon betydelse i ett modernt kontor, när sekreteraren är ute kan telefonnumret vidarebefordras till telefonen närmast den person som borde svara på det i stället för sekreteraren.

Men kom ihåg att du måste göra en affärsfråga om varför du inte ska få i uppdrag att göra detta. Detta avbryter ditt arbete, kostar tid osv. Att bara säga att du inte vill kommer att ses negativt i många kulturer, men att lägga fram ett logiskt affärsfall eftersom din förklaring kommer att tas emot bättre.

Svara på telefonen.

en senior ringde mig för att svara på telefonen även när telefonen var närmare honom och många andra kollegor.

Jag förstår ordet "senior" att antingen betyda din "äldre" eller, troligen mer troligt, din "överordnade" (rankad högre i organisationen). Om du antar att den senare, om han ber dig svara på telefonen, svarar du telefonen. Slut på beslutsfattandet om du ska göra det.

Åh, då kan du följa upp och fråga om en viss processförbättring. Men medan telefonen ringer, för att sänka svarstiderna och öka ljudfredet i organisationen, gör bara vad senioren har bett. skulle ... och jag skulle också göra en mental anteckning för att planera att följa upp överträdelsen. Eftersom telefonen också var nära

många andra kollegor

skulle ett sådant svar sannolikt leda till att jag ser till att kommentera framför dessa kollegor, som "tydligt" Woofas "och jag måste prata". (Och om Woofas hör det och frågar om det, skulle jag notera "en annan gång".)

Du kan svara på detta själv:

Har du någonsin ringt ett företag under kontorstid, bara för att inte få något svar?

Hur skulle du karakterisera detta företag på sociala medier efter en sådan upplevelse? Hur skulle andra känneteckna denna upplevelse i sina sociala medier?

Antag att du ringde och någon svarade på telefonen och de sa till dig: "Det är inte mitt jobb att svara på telefonen." Skulle du be om ursäkt och säga till personen i andra änden, "Åh, jag är ledsen. Jag lägger bara mitt problem i väntan tills den person som jobbar det dyker upp." ?

Läs de andra svaren ur en kund som ringer till det företag du för närvarande arbetar för. Skulle du göra affärer med det här företaget och rekommendera det till dina vänner om de gjorde vad de andra svaren rekommenderade?

Vad händer om det här är ditt företag och du ser negativa kommentarer från sociala medier som påverkar affärer, vilket gör det ännu svårare att anställa människor. Skulle du närma dig personen som sitter nära den ringande telefonen och påminna dem om "... andra uppgifter som tilldelats ..." i deras arbetsbeskrivning, eller skulle du helt enkelt sparka den personen för att säga "Inte mitt jobb! "?