Prioritet måste ställas in av din chef. Prata med honom om dem. Ja, det kan betyda att den andra kunden väntar längre, det är inte ditt samtal.

En annan fördel med att din chef uttryckligen anger dina prioriteringar är att de då inte kan skylla på dig när båda uppgifterna inte är klara. Om du inte har bett om vägledning om vad du ska göra först, antar många chefer att du kommer att få båda gjort.

Varje gång någon kund kontaktar dig, bör du meddela det till din chef. Och det är det. Du har gjort vad du har gjort hittills.

Så tills chefen säger att du själv ska bestämma vad du ska arbeta med, VAD du ska göra är din chefs jobb, HUR man gör det är den anställdas jobb.

Följer du någon problemspårning Genom att implementera ett problemspårningssystem kan din chef hålla koll på vad som händer och framstegen. Föreslå detta till din chef (eller kanske starta implementeringen och visa det för honom) om du är orolig för kunderna, men igen bör din chef vara medveten om alla problem och du bör bara be honom (varje gång) att bestämma.

Tillsammans med kommunikationen med din chef har jag ett alternativt förslag.

Att utbilda din tysta kund hur man effektivt kommunicerar sina behov kan hjälpa till att förenkla situationen. Jag stöder 150+ applikationer och får cirka 3 affärskritiska frågor i veckan. När en kund kontaktar mig "läser jag upp och upprepar" deras problem och förklarar sedan muntligt prioriteten och det uppskattade schemat.

Detta ger dem utrymme att korrigera min förståelse för problemet och prioriteten. Om de ställer krav avvisar jag dem till lämpligt ledarskap.

Slutligen - den viktiga biten - förklarar jag alla alternativ de har om någon av parterna misslyckas. Jag berättar vem de ska kontakta för att eskalera deras problem, vad de ska göra om jag saknar uppföljningen, den bästa tiden att påminna mig om problemet, vem jag rapporterar till (för att klaga på mig) etc. Detta är lite manipulerande. Genom att utbilda dem har jag gjort dem ansvariga eller ansvariga i händelse av misslyckande. "Sätt bollen i deras domstol" så att säga.

På grund av detta kommer mina kunder att skylla sig själva för mina olyckor om jag gör ett misstag. Jag kom inte till mötet för att jag blev upptagen? De kommer att erkänna att det var deras fel för att inte påminna mig. Frågan prioriterades inte? De hävdar att det var deras fel för att inte kommunicera sina behov med min chef - eller skylla på min chef för att inte prioritera deras problem.

Några människor känner igen manipuleringen eller vill helt enkelt inte samarbeta. Mitt svar är alltid detsamma: Jag är ansvarig för att fixa deras problem, de är ansvariga för deras problem.

Alla som påpekar att prioriteringar är din chefers skyldighet är rätt.

Med detta sagt, om du av någon anledning måste fatta besluten, en mycket bra allmän princip som tillskrivs Eisenhower, och nu ofta kallad Eisenhower-metoden eller Eisenhower-matrisen:

1. Först gör vad som är både viktigt och brådskande
2. För det andra gör vad är mindre viktigt men brådskande
3. För det tredje gör det som inte är brådskande, men viktigt
4. Fjärde, gör vad som inte är viktigt och inte brådskande, eller inte.

En sak som inte borde ha inflytande är hur vokal kunden är om saker. Även om det kan öka den ökande kundnöjdheten, är den vanligtvis bara rotad i kundens personlighet. Faktum är att min upplevelse är motsatt - de som säger ingenting och en dag bara går bort är de som borde ha fått mer uppmärksamhet. De som skriker hela tiden följer sällan igenom.

Du är arbetare, din chef är chef. Du ska göra jobbet, din chef ska hantera det arbete du gör.

Att välja prioriteringar när det är för mycket arbete är en chefs jobb. Prata med din chef och låt honom bestämma vilket jobb som är mest pressande.

Detta är en nyare fråga och det kan betraktas som allvarligt, och den här kunden är mycket högljudd och kopierar min chef på e-postmeddelanden för att få snabbare hjälp.

Engagerar din chef sig faktiskt med e-postmeddelandena? Eller engagerar han inte kunden om e-postmeddelandena?

• Om han engagerar (eller om han bad kunden att sätta honom i CC), säger han implicit att detta är den uppgift du bör fokusera på. Om du känner dig orolig för att lämna den andra uppgiften öppen på grund av det, behöver du bara varna din chef om det, t.ex. ett enkelt mail:

Jag tittar först på [kundens problem]. Jag lägger [annan uppgift] i väntan fram till dess.

Detta tvingar din chef att antingen komma överens (implicit eller uttryckligen) eller inte hålla med (uttryckligen vid vilken tidpunkt han blir ansvarig för att välja vilken uppgift du ska göra).

• Om chefen inte engagerar sig i kundens e-post; då lägger kunden helt enkelt till honom som ett passivt aggressivt sätt att få dig att prioritera deras problem. Det är ett dolt hot: "Om du inte hanterar detta tillräckligt tar jag upp detta med din chef."
  • Observera att det också kan vara mycket mer oskyldigt. Vissa människor har en vana att sätta alla och deras mamma i CC. Men i båda fallen bör du inte riktigt avgöra om arbetet är brådskande eller inte baserat på vem som har fått CC'ed.

Det är dock svårt att arbeta med detta eftersom min mer erfarna kollega som kan hjälpa till är utanför kontoret mycket av tiden.

Tillgängligheten för anställda är ett ledningsbeslut. Om du står inför ett problem som du antingen inte kan lösa, eller så tar det för lång tid på grund av oerfarenhet; nämna för din chef att du vill involvera [upplevt kollage] med problemet.

Om chefen samtycker (eller till och med godkänner) betyder det att förseningen av uppgiften inte är ditt ansvar (eftersom ledningen har undertecknat det).

Om chefen på något sätt motsätter sig att vänta tills den erfarna kollegan är tillgänglig, förklara för honom varför du känner dig oförmögen att hantera uppgiften (t.ex. behöver utbildning eller en sitdown med erfaren kollega att ställa frågor).

En annan kunds system är inte live än, men han har väntat mycket länge på hjälp. Han pratar nästan aldrig med min chef så jag känner mig inte så pressad att arbeta med det.

Lätt skift: Det är möjligt att kunden själv inte är som tidspressat (jämfört med den andra kunden).

men han förtjänar att få sitt system att fungera på grund av väntetiden ensam.

Det är inte verkligen ditt samtal att göra. Du ansvarar inte för avtalet mellan kunden och ditt företag.

Om det finns ett problem där denna kund försummas kan du ta upp frågan till ledningen. Vid den tidpunkten är frågan (och ansvaret) ur dina händer. Om ledningen inte tar itu med problemet är det deras misslyckande.

Ingen kan hjälpa till med detta eftersom den anställde som byggde det lämnade företaget, även om jag inte vet hur lång tid det tar att distribuera det nya systemet.

Som jag sa tidigare är tillgängligheten för anställda ett ledningsbeslut. Om de inte lyckades få ex-anställd att göra en ordentlig dokumentationsöverlämning till en kollega, så är det ett ledningsfel.

Baserat på den nuvarande situationen finns det många alternativ här:

• Du gör jobbet. Ledningen medger att du inte är tillräckligt utbildad för detta och därför ger dig utrymme (extra tid) för att slutföra uppgiften.
• Du gör jobbet efter att ha fått den utbildning som behövs (vilken ledning ska planera för dig) .
• Ledningen anställer en tillfällig extern resurs (konsult) med erfarenhet från fältet för att avsluta projektet i tid.

Vad är inte acceptabelt är att du tilldelas uppgiften utan rätt erfarenhet eller dokumentation och förväntas leverera den i tid till fullo.

Det är helt enkelt inte realistiskt, och jag skulle (personligen) ompröva allvarligt att arbeta för ett företag som driver arbetet på sina anställda på detta sätt.

Finns det en metod som jag kunde använda för att avgöra vad jag skulle arbeta med först?

Något facetiously; det är en process i ett steg:

1. Fråga din chef som ansvarar för din arbetsplanering och prioriteringar.

Jag går lite mot spannmålen på den här.

Först, om du är chef hade problem med vad du får gjort, inte blev klar när som helst, skulle han meddela dig. Annars gör du det rätt i hans sinne eller så är han bara en dålig chef.

För det andra verkar de flesta tycker att chefer borde prioritera alla dina uppgifter (jag hoppas verkligen att jag har tagit det på fel sätt .). Jag skulle aldrig vilja hanteras eller hantera andra till en sådan mikronivå. Vad jag skulle göra är att se till att alla får någon form av ram för att fatta dessa prioriterade beslut. Naturligtvis kommer det att finnas tider som du inte är säker på, så det är en bra tid att fråga.

Kanske behöver du bara titta på detta problem från ett bredare perspektiv och fråga din chef vilken klient som är viktigare. För vissa företag är det viktigare att få nya kunder igång även på bekostnad av befintliga kunder. Det finns en risk att förlora en ny kund, men när man letar efter finansiering vill de att nya kunder nu ska visa snabbare tillväxt. Det är därför det hjälper att förstå branschen ditt företag befinner sig i och hur det planerar att bli framgångsrikt.

Den ansvariga för att prioritera / schemalägga arbete måste göras medveten om att din arbetsbelastning tillfälligt överstiger din kapacitet och du behöver därför hjälp och / eller tydliga prioriteringar.

Om du är ansvarig för att prioritera / schemalägga ditt eget arbete måste du kontakta affärs- / försäljningssidan för att ringa ett informerat samtal om vilken uppgift som tillfälligt ska släppas. När du har fattat beslutet, informera berörda personer, vilket gör att de kan förbereda sig för potentiella konsekvenser.

Om ingen person ansvarar för att prioritera / schemalägga, måste personen som ansvarar för att lösa hindren göras medveten om ett hinder. Ibland är båda dessa personer den som kallas "chef". Ibland är en eller båda olika människor.

Eftersom du behöver hjälp i båda scenarierna, fokusera bara på vad du är säker på att du kan göra för att skapa fart och bygga upp ditt rykte:

Vi tycker att det är särskilt viktigt för IT-ledare, för många av dem befinner sig i positioner där de kommer att arbeta med projekt med lång återbetalning, och det är viktigt för dem att skapa trovärdighet hos företagsledare så snabbt som möjligt. Den snabba vinsten kan ge dem tidens lyx för de svårare utmaningarna.

Håll i allmänhet kommunikationslinjerna öppna och prata med din chef om helheten:

Nästan allmänt såg vi det enda misstaget som verkar mest skadligt att ha ett alltför stort fokus på detaljer. Det är viktigt för chefer att känna till ins och outs av de projekt de kan hantera, men om det blir överdrivet förlorar de större bild av vad som händer i organisationen och de förlorar förmågan att prioritera. >

Referenser

• Karriärer: Hur nya ledare kan uppnå snabba vinster | CIO

• Värdet av att få snabba vinster | Något annorlunda HR