Ditt e-postkonto tillhör inte dig, det är inte konfidentiellt för dig - det tillhör företaget.

Du måste tillåta åtkomst till den brevlådan när du lämnar så att företaget kan se ut för att se om det finns några e-postmeddelanden som är värdefulla eller har information som inte finns någon annanstans.

Normalt kommer ett vidarebefordringssystem att aktiveras så att framtida e-post som skickas till ditt gamla företagskonto vidarebefordras till din chef istället.

Om du har några problem med enskilda e-postobjekt i ditt konto, verkar det rimligt att meddela din chef och låta dem bestämma vad de ska göra åt dem.

Du inte har något att förlora eller något att vinna på detta - det är bara en del av processen att lämna tillbaka företagets egendom.

Det är troligt att denna klausul är här för att mildra alla möjliga anspråk på imitation och för du formellt överlämnar exklusiv åtkomst till kontot till ditt företag.

Dina e-postmeddelanden på företagets e-postadress som lagras på företagsservern tillhör företaget.

Du undertecknar detta för att säga "Ja jag förstår det", vilket enligt din fråga inte är så tydligt.
E-postmeddelanden i din inkorg är inte för dig. De är för ditt företag och du kan se dem som företagsrepresentant. Företaget BEHÖVER att titta på dem för att veta vad du arbetade med, till vilka kunder svarar om byte av representant eller förmedla kunskap om dem till nästa anställde.

Enligt GDPA (tyska dataskyddsmyndigheter)

Arbetsgivaren kan få tillgång till skickade och mottagna e-postmeddelanden från de anställda under en längre period frånvaro, om det är nödvändigt för affärer syften

Men arbetsgivaren är också skyldig att inaktivera kontot "Så snart som möjligt". Och de behöver veta vad du har där inne för att avgöra när är det "snart".

Det här finstilta är för dem OM du bestämmer dig för att dra dem till domstol eftersom du tror att du lämnade någon personlig e-post och sedan skylla dem för något i ditt liv.

Jag tror att nyckelfrågan här är "Tillåter detta företaget att skriva nya e-postmeddelanden med din e-postadress även om du inte jobbar där längre". Formuleringen (även på tyska) är inte helt tydlig på det.

"Ferner bestätige ich, dass (der Betrieb) ab sofort uneingeschränkt berechtigt ist, meinen E-Mail-Account zu nutzen."

Tekniskt som ger dem obegränsad användning av ditt e-postkonto som kan innefatta att "utge dig" i framtida korrespondens. Även om det skulle vara ovanligt och sällsynt, har jag faktiskt sett det hända.

Du bör be om förtydligande. Ditt företag har ändå full tillgång till alla dina befintliga e-postmeddelanden, men du bör insistera på att lägga till ett uttalande om att företaget ska stänga kontot och inte får skriva nya e-postmeddelanden i ditt namn.

Fråga: Är detta vanligt i Tyskland eller var som helst för den delen? Ska jag alls skriva på den här saken? Vad har jag att förlora eller att vinna?

Oavsett om det här är vanligt eller inte, skriv inte på något. Lämna bara tillbaka allt fysiskt material och ändra inte / förstör elektroniskt material. Om de vill använda ditt e-postkonto av någon (juridisk) anledning, så ligger det inom deras rättigheter eftersom det är deras egendom.

Slutsatsen, underteckna inte dokumentet, du får ingenting av att göra det .

Om jag blev ombedd att underteckna ett juridiskt dokument är den första frågan jag ställer "vad tjänar jag på att underteckna detta?"

Om svaret är ingenting eller något liknande "är det bara en formalitet ", var då väldigt försiktig.

Jag arbetade på ett IT-företag för några år sedan och på min sista dag bad de mig att underteckna ett dokument som skulle få det arbete jag gjorde under min anställning, både inom och utanför arbetet, deras egendom.

Min första fråga var vad de var villiga att erbjuda mig att underteckna den. När chefen svarade att det bara var en formalitet, de erbjöd mig inget att underteckna det, och jag förväntades bara skriva på det, då svarade jag att i så fall om det är "bara en formalitet" så gjorde det inte riktigt spelar ingen roll om jag inte undertecknade det. Han var inte nöjd, men det fanns absolut ingenting han kunde göra åt det.

Lektion för dem: nästa gång sätta upp det i anställningsavtalet. Det är dokumentet som anger villkoren i avtalet enligt vilket du är anställd och ersatt.

Lektion för mig och dig: var alltid försiktig med att underteckna dokument. Ett avtal som nackdelar dig utan kompensation ligger inte i ditt bästa.

När du slutar ska du inte skriva under utan att kontakta en advokat. Du kan aldrig veta om alla fallgropar som kan finnas där. Om du inte har råd med det, ska du inte skriva.

Jag är också från Tyskland och lämnade min långvariga arbetsgivare nyligen. Jag behövde inte skriva på någonting - det var en väldigt rättvis arbetsgivare. Jag läste dock mycket om att lämna, och det finns en hel del knep som pågår i Tyskland (och kanske också någon annanstans), till exempel att låta dig skriva "alla ytterligare anspråk nöjda" (" alla Ansprüche abgegolten "), vilket innebär att du inte får saker som semesterlön ( Urlaubsgeld ) eller vinstdelning ( Gewinnbeteiligung ) om det skulle behöva betalas efter att du lämnat . Att behöva underteckna något efter att ha slutat skulle ge mig misstänksam på grund av sådana dåliga metoder som surrade runt. Det borde vara tvärtom - de undertecknade att du lämnade allt som måste lämnas, som en bekräftelse att de inte har några anspråk på dig.

Du bör kopiera formuläret och låta dem underteckna det, bara för din referens. För det fall du vet.

Nu till e-postkontot:

Min tidigare chef frågade mig om jag var ok med dem att "använda" mitt innehåll (endast muntligt - ingen signatur) . När jag sa ja bad han mig att ta bort alla privata e-postmeddelanden från kontot. Jag svarade men jag har inget - jag respekterade alltid företagets regler för att inte använda e-postkontot privat. Han sa till mig att han inte är intresserad av om jag använde det privat, men om jag gjorde det, snälla städa upp.

En sak jag gjorde för att hindra honom (och andra) från att behöva skriva några mejl med min post kontot lämnade kontot med en delegatregel - ett autosvar med vagt följande innehåll:

Jag är inte på plats. Kontakta respektive projektledare för information om aktuella projekt. Kontakta min teamledare för alla andra förfrågningar.

Jag informerade min tidigare chef om att göra det, så han vet att han inte behöver "använda" mitt e-postkonto för att skriva, eftersom varje potentiell kontakt redan är informerad.

Jag kan inte säga om detta är vanligt eller om det är något problem med det. Men jag kan föreslå hur jag skulle lösa det underliggande problemet.

Ibland har jag, som alla, haft förskrivna kontrakt eller dokument att underteckna. Ibland oroar mig en klausul. I så fall skriver jag bredvid det, allt som är viktigt, och undertecknar sedan. De kanske inte gillar det eller hävdar att det inte kan göras, men om jag gör det och presenterar det som "gjort" tillåter de vanligtvis det som standard.

I det här fallet skulle jag helt enkelt skriva nästa till den, "** men inte för att skicka e-postmeddelanden som påstås vara från mig eller efterlikna mig" (eller vad du än oroar dig för). Sedan skulle jag underteckna och behålla en kopia eller ett foto för mina egna register, glad att jag tog hand om min oro.

Oddsen är goda att alla som ser det, ser att det är meningsfullt och ofarligt, och högst känner att du är över oroande. Vilket är bra, det är din sinnesfrid som betyder något, inte deras, så låt dem tänka det och säg att det är din oro, inte deras, och så är det.

När det gäller de mycket privata jobb e-postmeddelanden, du lämnar. Det är deras val vad som händer med dessa, inte ditt. Om det är ett verkligt bekymmer, nämna det för din chef och låt honom hantera den aspekten. Det är inte längre ditt att kontrollera efter att du lämnar.

AFAIK i Tyskland säger lagen att arbetsgivaren har rätt att få tillgång till e-postmeddelanden på företagskontot som du har skrivit eller fått, såvida de inte lätt kan identifiera meddelandet som privat . Det här är naturligtvis en stor fallgrop för arbetsgivaren: om någon av dina kollegor får tillgång till din post efter att du lämnat borde de kunna använda den effektivt. Om de letar efter t.ex. en faktura måste de noggrant kontrollera ämnet för varje e-post innan de öppnas (så att de inte av misstag öppnar ett e-postmeddelande med fakturor för dina personliga saker), och det tar naturligtvis mycket tid.

Olika arbetsgivare hanterar denna förordning på olika sätt. Min fick mig att underteckna ett formulär som säger att jag kommer att förvara mina privata e-postmeddelanden i en separat mapp med omedelbart igenkännligt namn som "Privat" och ge dem rätt att söka överallt. Naturligtvis fick de mig att underteckna det här formuläret när jag fick mitt konto, så att reglerna har varit tydliga från början. Din arbetsgivare har skruvat upp det lite, och nu vill de göra saker rätt med retroaktiv verkan genom att få dig att ge upp lite av dina rättigheter.

Naturligtvis finns det ingen lag som tvingar dig att underteckna ett dokument när du lämnar företaget, annars var det inte nödvändigt att be om en underskrift. Men om du inte har några meddelanden i företagets huvud som du hellre inte skulle lämna ut (och du inte borde!), Är mitt råd att samarbeta och underteckna formuläret. Din arbetsgivare har goda skäl att be om det, och samarbete kommer att spela din fördel om du någonsin behöver rekommendationer från dem.

Om du har personliga saker i din brevlåda som du hellre vill ha tagit bort, kontakta HR och berätta för dem det. Chansen är stor att de gärna ger dig åtkomst till din brevlåda så att du kan städa upp det.

Disclamer: Jag är inte advokat men jag spelade en på TV.

Personligen skulle jag vägra att underteckna något som ett villkor för att sluta. Min första tanke är att de lagligen får se och inspektera fastigheter de äger med e-postkonton som en av dem.

Jag bekräftar att (företag) får använda mitt e-post -konto är obegränsat. Detta inkluderar att visa alla e-postmeddelanden och använda alla meddelanden för affärskorrespondens

Jag markerade fetstil den aktuella delen för mig. Vad betyder "min post" exakt? Företagets e-postmeddelanden är per definition inte "min post" utan "företagets post". Om detta är en fullständig kopia av deras kontrakt, skulle jag vägra eftersom termen "min post" lämnas obegränsad. De äger "företagspost" så det var aldrig "min post". Menar de att de kan imitera dig? Eller se helt enkelt innehållet i ditt jobb-e-postmeddelande som de äger?

Är detta vanligt i Tyskland eller var som helst för den delen? Ska jag skriva över den här saken alls? Vad har jag att förlora eller att vinna?

Ja det senaste företaget jag lämnade har mitt e-postkonto. Vad mitt företag gör är att helt enkelt använda för att se om jag har några cronjobb eller e-postmeddelanden som bara skickas till mitt konto och sedan jaga skriptet för att ändra e-postmeddelandet. Det är sällsynt att detta händer, men tidigare hade vi en arbetare kvar och han lämnade ett jobb som körde och när vi bytte server visste vi att det var kritiskt och eftersom han bara fick e-postmeddelandet visste ingen.

Låt oss möta elefanten i rummet som alla ignorerar.

HR-personen sade inte heller till mig att titta på det finstilta. Hon sa bara att det är för de fysiska saker jag har från företaget.

Förutsatt att du fick veta precis som du sa. Den elektroniska brevlådan är inte fysiska grejer. HR är inkompetent (tror inte det) eller ljuger (troligtvis). De är luriga och försöker få dig att skriva under något utan att du märker det.

Om det var en sådan sak, varför inte vara öppen och prata om det direkt? Se upp.

Så lita inte på dem. Trampa försiktigt. Skriv inte någonting alls om du inte har en mycket god anledning att skriva under. Du tjänar ingenting på att underteckna detta. Om saker går riktigt fel och du befinner dig i en rättegång kommer du att ångra att du har undertecknat detta eftersom det kommer att stärka deras ställning. Om det går bra kommer du inte ångra att du inte har undertecknat det här.

Med tillägget av GDPR som påverkar dig är en av de rättigheter du har "rätten att glömmas bort".

Om du har några personliga e-postmeddelanden kan du be om att detta utesluts och raderas från säkerhetskopior. Alla e-postmeddelanden som är personliga i valfri form eller form kan du utesluta.

Om e-postmeddelandena du berör gäller ditt teams arbete och inte gäller specifika medlemmar i ditt team på personlig nivå, då är företaget har rätt att använda dem. Alla e-postmeddelanden som kan innehålla personlig information från dina kollegor eller något liknande kan du också begära att du har tagit bort och glömt.

Förutom det verkar det här ombord. De kommer inte att kunna använda din e-postadress på annat sätt än att ställa in det vanliga "out of the business" automatiska svaret.

Fråga din Betriebsrat (arbetsråd).

• De kommer att veta vad "Betribsvereinbarungen" är i kraft
• De vet vilken rättslig situation eller hänvisar dig till en advokat
• Fram till dess: Vad händer om du korsar inte undertecknar eller stryker ut stycken och undertecknar?

Det här är nog mindre en sak med GDPR, men mer om några andra lagar.

"Jag bekräftar att (företag) får använda mitt e-postkonto obegränsat. Detta inkluderar visning av alla e-postmeddelanden och användning av alla meddelanden för affärskorrespondens"

Jag tycker bäst sak att svara är, "Ok, jag kommer att granska hela e-posthistoriken och ta bort alla personliga e-postmeddelanden som råkar vara här innan jag undertecknar detta." Detta kommer att leda till mycket debatt om saken där de kommer att försöka hävda att de ändå har rätt till det hela, vilket egentligen inte är sant. De vill förmodligen inte att du ska gå igenom och ta bort en massa saker för att sabotera dem så att de kommer att vara luriga om att faktiskt bevilja detta.

Det händer faktiskt mycket där arbets-e-posten används för vissa personliga användning eftersom den övervakas under arbetstiden. Det gör inte alla e-postmeddelanden i företaget. Vi har generellt tvärtom regler om att sysadmins inte snoopar i anställdas e-postkonton. Dessa regler är vettiga eftersom det inte bara är företagets grejer där inne.

Om företaget verkligen vill att regeln ska vara så är e-postmeddelandet företagets och allt det är tillgängligt för företagsinspektion efter behag den typ av saker som måste avslöjas den första dagen, inte den sista dagen.

Fullständig information: Min arbetsgivare håller brevlådor för tidigare anställda och söker efter sökord efter behov. Den som söker litar på att han inte läser känsliga saker och annan surfning utan bara hittar det material som krävs och använder filter av god kvalitet för att undvika att se känsliga saker i ämnesrader. Det faktiska behovet av att göra detta kommer upp bara några gånger per år, och bara ett fåtal betrodda anställda har makten och det har aldrig inträffat ett missbruk (litet företag).

De är inte tillåtna, förutom ...

Problemet är att arbetsgivaren inte får se din privata kommunikation med andra. Ja, de får se kommunikationen i företagets brevlåda, men de får inte se den möjliga privata kommunikationen vad du gjorde där. Om du inte undertecknade något papper, att du inte kommer att använda företagets postlåda för privat kommunikation (eller att du tillåter dem att se det om du gjorde det), har de inget som kan garantera att de inte såg dina privata mejl.

Av min tyska arbetsgivare raderas alla brevlådor, företagets bärbara datorer och så vidare helt utan att ens kontrollera innehållet om någon lämnar oss. Det finns fortfarande en stark företagssäkerhet, men det fungerar på proaktiva och inte på retroaktiva sätt.

Andra arbetsgivare - särskilt stora företag - är tillräckligt fientliga för att till och med logga din https-trafik. Jag vet inte, hur skulle de reagera för en dubbel kryptering av vpn-over-https, men möjligen skulle de tolka det som ett hackförsök. Dess mest troliga konsekvens: att skjuta på plats, av en ingenting att säga (de vill inte ha "skandal", de vill eliminera dig ASAP). De betalar dock ganska bra jämfört med vissa angränsande regioner / länder, så det är bättre att inte spela nätverkslyssningsspel med dem. Var istället glad på ditt bankkonto varje gång dina pengar kommer, och försök att motivera dem att anställa dig på lång sikt. Och gör aldrig, aldrig någonting som kan väcka det sovande lejonet.

Använd din privata brevlåda för privat kommunikation. Förmodligen kan du inte göra det på ett sätt som de inte ser det (och inte bör investera i att göra det bättre skyddat - fokusera på att göra ditt jobb bättre skyddat av bra arbete), men de kan inte avlyssna det utan att du skulle veta det.