Vad de gjorde var oprofessionellt.

Du bör svara på grupp-e-postmeddelandet med kopior av dina ursprungliga e-postmeddelanden och något liknande.

Jag är mycket ledsen för att du känner att mina prover var begränsade. Jag är lite förvirrad över varför det är första gången jag hör detta, eftersom jag skickade exemplen två gånger och till och med frågade om något var oklart eller saknades. Om du hade svarat skulle jag ha kunnat ta itu med situationen vid båda tillfällena. Var snäll och meddela mig om eventuella svårigheter i framtiden så att vi kan undvika situationer som denna.

Se till att referera datumen för de ursprungliga mejlen för att köra punkten hem.

skulle det vara oprofessionellt från min sida att svara på e-posten

Ja, du borde inte göra det utan att först ta det till din chef.

Bästa fallsscenariot och det professionella sättet att en sådan tvist görs bör faktiskt vara din chef som gör e-postmeddelandet, du har inget företag att komma i en konfrontation. Din chef är bufferten mellan dig och eventuella sådana problem. Dessa problem påverkar dem direkt och bör lösas av dem.

Så ge din chef pappersspåret och låt dem bestämma vad som ska göras åt det. Din chef ska antingen prata med dem eller svara starkt på e-postmeddelandet.

Jag tror att det perfekta svaret skulle vara att följa ett enkelt formulär:

1. Kommentera att du hade begärt feedback i ditt andra e-postmeddelande. Inkludera datumet för det e-postmeddelandet och notera när du inte mottog några inmatningar antog du att uppgifterna var tillfredsställande. Även om det borde vara tydligt för alla på e-postmeddelandet vars fel felkommunikationen verkligen var, tekniskt om de inte svarade och sa "tack för uppgifterna, det här ser bra ut!", Kan en ytterligare uppföljning ha varit motiverad, så du ' är inte helt oskuldlig.

2. Be om mer information. Fråga specifikt om vad de ansåg saknas eller är otillräckligt. Detta lämnar bollen i deras domstol - du har erkänt deras oro, men du är inte en mind-reader; om du visste att uppgifterna var ofullständiga skulle du antagligen ha tagit itu med det innan du skickade det, därför är det nödvändigt med ett förtydligande från deras sida.

3. Föreslå en uppföljningsmöte med en eller flera medlemmar i deras team efter behov. Ett brett CCed e-postmeddelande är inte platsen att gå in i tekniska specifikationer och andra detaljer som inte berör de flesta av e-postpersonalen, och ett live-möte kommer att möjliggöra mer samarbete för att se till att du förstår deras krav och att de förstår dina begränsningar.

Till exempel

Hej LEAD , tack för att du lyfter fram dina bekymmer. Enligt mitt e-postmeddelande daterat DATUM begärde jag feedback om exemplen jag skickade tidigare; efter att ha hört någonting antog jag att exemplen var tillräckliga. Jag ber om ursäkt för felkommunikationen och vill gärna ge mer ingående exempel.

Vänligen meddela vilka KRITERIER som behöver mer detaljerad täckning så kommer jag att arbeta med en uppdaterad uppsättning exempel. Det kan vara fördelaktigt för båda våra team om vi ordnar ett möte mellan mig och dig och / eller ARCHITECT inom en snar framtid, så vi kan se till att alla krav och eventuella begränsningar förstås av båda lagen. p>

Var

LEAD = det andra lagets projektledarens namn, naturligtvis

DATE = datumet för din andra e-post , den där du bad om feedback (om du också bad om feedback i originalet, ring båda)

CRITERIA = områden, användningsfall, scenarier ... vilka kriterier / termer som passar din exempel

ARCHITECT = arkitekten du ursprungligen korresponderade med

Denna lösning ber om ursäkt för ofullständig åtgärd från din sida (bristen på uppföljning), begär informationen du saknar och föreslår ett möte för att minimera ytterligare felkommunikation. Genom att inkludera hela CC-listan gör du det klart för alla där att du i stor utsträckning hade gjort din due diligence och inte bara slackade, utan håller tonen uppriktig och undviker onödig passiv aggressivitet.

Som vissa har noterat i kommentarerna, inklusive din chef är alltid en bra idé. Jag kan föreslå BCCing din chef och sedan följa upp dem personligen eller i ett separat e-postmeddelande så att de är medvetna om den fullständiga situationen. Detta skulle vara en lämplig mängd CYA utan att du försöker förödmjuka dem framför din chef. Därifrån, om din chef är allvarligt förolämpad av deras kommentarer och vill ta upp det med sitt team, så är det din chefs befogenhet.

Är det professionellt att göra synlig brist på feedback?

JA. Det är helt okej att göra situationen tydlig genom att helt enkelt presentera fakta .

Om du är säker på att de ursprungliga inlämningarna uppfyller kraven, är det bäst att undvika att specifikt peka fingrar.

Svar istället på gruppen som anger att situationen är på ett sådant sätt att det skulle vara uppenbart att det andra laget tappade bollen utan att uttryckligen säga det.

Till exempel bifoga de två tidigare e-postmeddelandena / länkarna vad som helst som säger något som:

Hej alla, här är uppgifterna som tillhandahölls tidigare som uppfyllde kraven i [kravdokument]. Om detta inte längre är giltigt, har du bara [person som ansvarar för kraven] uppdaterat så ger vi gärna uppdaterade uppsättningar.

Naturligtvis är du välkommen att direkt berätta för din ledning att annat lag missade detta. Om de vill eskalera och peka fingrar är det deras val.

I detta speciella fall måste jag erkänna att jag gillar att skylla på teknik; i det här fallet e-post.

Det är en slags vit lögn, men har fördelen av:

1. Lämna dig oskuldlig: du kan inte reagera på något du inte gjorde får inte.
2. Lämna ut till den andra parten; inte en särskilt elegant ut, men bättre än att hörn i dem och låta dem bli emot dig.

När "ursäkten" är inne, går du omedelbart tillbaka till verksamheten.

Exempel på svar:

Hi,

Eller vilken adressform som används i ditt företag.

CC din chef. Du är i "het potatis" -läge, så de är också. De kan bli frågade om det, så från och med nu behåll dem i CC för all vidareutveckling, så att de håller koll på situationen.

Jag dubbelkontrollerade min skräppostmapp men kunde inte hitta varje anmälan om att de tillhandahållna uppgifterna antingen var ofullständiga eller begränsade; inte heller någon begäran om ytterligare prover. Om du ger mig namn och datum på den som skickade feedbacken, ser jag till att IT-teamet undersöker och löser problemet.

Jag förväntar mig inte att någon går framåt och meddelar att de skickade ett e-postmeddelande som de faktiskt inte gjorde, inte heller att någon skulle fördöma en kollega. Det förväntas att de kommer att hålla tyst och ingenting kommer att sägas. Om de skickar ett namn, följ sedan igenom och be IT-teamet att undersöka; vem vet, det kan vara äkta!

Under tiden ringer jag för att klargöra exakt hur proverna som tillhandahålls saknades och se till att vi är överens om vad bra prover är, då skicka ett nytt paket med prover.

Gå omedelbart tillbaka till verksamheten; det kommer att ha företräde framför den "lilla" frågan ovan och undvika besvärlighet. Det är dags att visa att du är aktiv och kommer att få problem lösta. Eftersom asynkron kommunikation misslyckades, gå till synkron kommunikation: antingen ring eller gå förbi skrivbordet. Om de inte rymmer, boka ett möte (samtal eller fysiskt).

Hälsningar,
- signatur -

Avsluta med alla rätt formulär.

Du vill lämna ett spår, att de inte kan skylla på dig en andra gång, så när du har samlat in (objektiv!) kraven, skicka dem omedelbart till gruppen. Återigen, CC din chef.

Fortsätt och samla in de nya exemplen, se till att de uppfyller de angivna kraven. Skicka dem via e-post, CC din chef.

Och slutligen, efter två dagar utan att ha hört talas om kvaliteten på proverna, kontrollera med dem. Ett snabbt samtal eller släppte vid skrivbordet: "Fick du XXX? Är de tillräckligt bra?" ... svara sedan på e-postmeddelandet där du skickade proverna och dokumentera svaret "Hej X, som diskuterat, snälla meddela mig om feedback du har när du har kontrollerat proverna." ¹ eller "Hej, X bekräftade att proverna ser bra ut. Låt mig veta annars."

Och det är det för tillfället.

Var försiktig med detta team i framtiden, dock. Om de försöker lägga skulden på dig för att du är för sent kan de hitta andra praktiska ursäkter. Så fortsätt att dokumentera allt i framtiden.

¹ Oavsett om du kontrollerar en andra gång är det upp till dig; Jag skulle inte göra det, såvida inte min chef ber om det.

Anecdote

Jag brukade arbeta i en mycket stort företag, och medan de flesta jag hade chansen att arbeta med var professionella ... skulle några få försöka flytta skulden till någon annan. Första gången det föll på mig blev jag ganska förvånad. Jag lärde mig dock en viktig läxa: vara otrevligt artig och omfattande, erbjuda outs, men dokumentera allt.

Jag minns fortfarande några år senare, när jag arbetade med ett tidskänsligt projekt, när en teamledare (från ett annat team) under ett av det månatliga mötet med projektledaren skyllde mig för hans teambrist på framsteg, lev! Känslan av att alla i rummet plötsligt vaknar för att titta på dig är verkligen oroväckande. Utseendet på förlägenhet i ansiktet på lagledaren när jag kollade mina anteckningar och meddelade att jag hade gjort min del - i tid - och skickat honom ett e-postmeddelande 2 eller 3 dagar innan var ganska givande. Det sätt som han krympte när projektledaren slog på honom och frågade hur han kunde ha missat detta e-postmeddelande och predikan som följde var visserligen besvärlig ... men han försökte aldrig någonsin flytta skulden på mig efteråt.

Problemet med att försvara sig mot sådana saker är att defensivt beteende alltid gör att du ser dålig ut, även om du har helt rätt. Det löser inte heller något för framtiden.

Det verkar som om det kan finnas ett djupare problem här också: du verkar bara inte ha så mycket kontakt med den andra sidan. Du väntar på att de skickar tillbaka dig, och det gör de inte, och det är en månad mellan var och en av posten i din fråga. Det kan finnas flera orsaker och förmodligen är den andra sidan skyldig, men det är fortfarande ett problem i din organisation som behöver lösas, och du är kontakten mellan lagen.

Jag tror att det skulle vara bättre att prata med folket i det andra teamet personligen , visa dem hur det faktum att de inte svarade på dina mejl får dig att se i projektledarens post och sedan komma på ett bättre sätt att kommunicera i framtiden. Kanske kan du ringa varandra en gång i veckan för att se till att det inte finns några saker som detta, något. Och naturligtvis kommer du att diskutera vilken typ av data de faktiskt behöver och leverera dem till dem.

Då den andra sidan kan skicka ett mail till mottagarna av originalet och säga att detta orsakades av dem, men oavsett - det har pratats om, och i framtiden kommer ni båda att förhindra denna typ av situation genom att göra a, b och c.

Du ser inte defensiv ut , projektledarens problem är löst, ni ser alla professionella ut.

Det är inte oprofessionellt att synlig brist på feedback. Hur du gör det kan vara oprofessionellt, så du måste vara extra försiktig.

IMHO är den stora frågan: Litar du på din chef?

Om du gör det borde du absolut fråga din chef om hur du hanterar detta. Din chef kanske vill ge dig lite inblick i vad som fungerar bäst, eller till och med besluta att hantera det själva.

Om du inte gör det, ska du svara artigt. Tänk på att det fortfarande finns en chans, mycket liten men icke-noll, att de svarade dig och deras svar gick vilse på grund av tekniska skäl. Även om det inte gjorde det, ger de dem en ansiktsbesparande utgång om de skyller på tekniskt fel och visar att du inte är aggressiv.

Du kan försöka skriva något i stil med:

Bekräftelse av det e-postmeddelande du just läst. Hänvisning till dina två tidigare e-postmeddelanden, utan att glömma att inkludera datumen. Citera gärna nämnda e-postmeddelanden och / eller bifoga den aktuella datasetet igen. Nämn möjliga tekniska problem som gör att deras svar inte kommer fram. Föreslå en åtgärd som du kanske vill vidta, till exempel att kontakta teknisk support för att söka efter eventuella e-postmeddelanden som saknas eller planera ett möte med dem för att diskutera vad problemen var.

Glöm inte att lämna skriftliga spår för alla dina handlingar. De försökte få det att se ut som om du inte skickade datasetet, även om det finns ett skriftligt bevis på att du har gjort det. Om du bestämmer dig för att ha ett 1-mot-1-möte med dem, behåll mötesanteckningarna för dig själv och e-posta nämnda anteckningar till dem efteråt, eller lägg till dem i någon intern wiki om det finns något liknande. Lägg till din chef till cc när så är lämpligt. Detta gäller även dina framtida interaktioner med det teamet.

Jag håller ganska starkt med Kilisis svar. Eftersom du officiellt är kontaktpersonen med det andra teamet kan det dock hända att du hanterar detta.

Det verkar dags för en konversation ansikte mot ansikte (videochatt om det är omöjligt). En 1-mot-1-inställning kommer att vara det bästa stället för dig att försiktigt påpeka att du bad om feedback och inte uppskattar ett utrop utan att försöka engagera dig först. Försök att vara tydlig om det, men håll fokus på att komma på samma sida om vad de behöver från din sida och se till att du kan kommunicera bättre framöver. Var noga med att låta din chef ta del av resultatet av den konversationen.

Tacka dem för återkopplingen och uttrycka din medkänsla med att de har orsakat besvär, men att du nu befinner dig i en svår position eftersom deras feedback inte var aktuell (ta med tidslinjen). Du kanske eller kanske inte kan hjälpa dem nu, men erbjuda dig att göra vad du rimligen kan (vilket sätter tillbaka problemet på dem).

Jag skulle börja med att verifiera att det inte är ett stavfel eller riktat till dig alls ... eftersom dessa saker händer i segmenterade grupper.

• Direkt e-postmeddelandet till projektledaren
• Kopiera e-postmeddelandet till din chef - eftersom de behöver veta att du är på väg att få en "tvist" med en annan grupp. Din chef borde förmodligen veta innan du hoppar över kommandokedjan - antingen muntligt eller via e-post - kanske har de insikter i frågan eller föredrar andra sätt att hantera situationen.
• Ta inte med extra e-postmeddelanden som bevis, du är professionell. Du sa att du gjorde ditt jobb. Alla bör anta att du gör ditt jobb - om de ställer fler frågor & rullar du ut beviset - de kommer troligtvis att tro dig senare.

Jag märkte att {Insert Task} var ofullständig. Var det för min {Infoga roll / grupp}? Är denna status aktuell idag med {Infoga gruppnamn som behöver krav}?

Detta börjar utan att man gör många antaganden & ger dig extra information.

Vi vet alla att troligtvis den andra gruppen har något de behöver men glömde att be om ... så steg 2 börjar börja hantera problemet ...

"All angiven information har slutförts AFAIK, det här datumet {infoga datum 1} & skickades igen detta datum {infoga datum 2} - vill de svara på något av mina meddelanden eller vill de träffa oss för att beskriva det i person? "