Nej, lämna det som det är.

I sådana situationer gör du en snabb analys av fördelen med att göra / inte göra aktiviteten.

• Fördel: Tydlighet i de skickade e-postmeddelandena, känsliga för klienten
• Nackdelen: Fler e-postmeddelanden i inkorgen, verkar vara för ursäktande, möjlighet att klienten inte ens fick dubbla e-postmeddelanden.

Kritikera sedan fördelarna:

• Tydlighet i e-postmeddelandena: Om jag skickade två identiska e-postmeddelanden samtidigt skulle jag anta att det fanns ett IT-fel. Över ursäkt kan också komma över som självföraktande, oprofessionellt, irriterande eller inkompetent där det är onödigt.

Du bör då kunna nå ett förnuftigt resultat genom att väga fördelarna och förlusterna.

Skicka bara ett annat e-postmeddelande till mottagaren om det skulle vara något som de skulle oroa sig för, till exempel ett e-postmeddelande som säger "tack för din beställning, så debiterar vi 2345 $ till ditt konto" - om jag fick det två gånger, jag skulle vara orolig för att du skulle kunna fakturera mig två gånger.

Jag skulle inte oroa mig för det. De inser tydligt att det är ett misstag och ignorerar ett av dem.

Problem skulle bara uppstå om någon subtil detalj var annorlunda i ett av dessa meddelanden.

Så länge du är säker på att två e-postmeddelanden du har skickat är fullständiga kopior behöver du inte be om ursäkt. Detta händer ganska ofta och alla rimliga personer borde kunna kasta duplicerade e-postmeddelanden ganska snabbt, om det inte kasseras automatiskt av sin server eller messenger. Du slösar faktiskt mer av din klients tid genom att skriva en ursäkt till dem.

Om det finns en chans att två meddelanden till och med är lite annorlunda bör du skriva en uppföljning och berätta vilket meddelande som är rätt . Även en liten skillnad (som att lägga till "RE:" i ämnesraden eller ändra signaturen) kan vara förvirrande. Det är ännu värre när en viktig detalj saknas (bilaga, godkännandelinje) men meddelandena ser annorlunda ut.

Som mottagare föredrar jag att få ett meddelande om att avsändaren var medveten om felet så att jag inte behöver oroa mig för att det finns någon skillnad mellan de till synes identiska e-postmeddelandena som jag kan behöva redogöra för. Något liknande skulle vara bra:

Ett snabbt head-up: min e-postprogramvara kan ha skickat dig två kopior av det senaste e-postmeddelandet med titeln [...]. De ska vara identiska och du kan bara bortse från en av dem. Ledsen för bullret.

Naturligtvis kan det anpassas för att vara mindre / mer avslappnat efter behov för mottagaren.

(Om du använder Outlook eller en e-postklient som stöder återkallande av meddelanden)

Du kan återkalla det andra meddelandet (du kan också lägga till ett meddelande i linje

Vänligen godta min ursäkt - jag skickade detta meddelande två gånger av misstag. Du kan kasta den här kopian

Du har också möjlighet att försöka för att radera olästa kopior av duplikatmeddelandet, så i vissa fall om de inte har läst det ser de det inte ens.

I andra fall kan det ersätta din duplikat e -post med ditt meddelande, så i något av dessa scenarier får du inte ett tredje meddelande, du får bara din röra städad och förklarad.

Detta undviker helt förvirring eftersom mottagaren kan anta att det finns skillnaden mellan dem och den andra skiljer sig från den första.

Det gör också att du inte behöver ljuga och säga att servern måste ha skickat den två gånger, vilket kan uppmana någon att börja undersöka varför detta hände.