Förändring är en svår sak för organisationer att gå igenom och det är verkligen svårt för alla i organisationen att förändras samtidigt. Den goda nyheten är att scenarier som dina har studerats i stor utsträckning.

Du vill läsa om " teknikens livscykel" (och relaterade begrepp) och hur du använder dem idéer i en praktisk miljö. Detta användes ursprungligen för spridning av teknik för gårdar, men det gäller mycket väl för organisationer som släpper ut nya verktyg till sin personal.

För att koka ner det till ett nötskal finns det tre faser till en sådan rulla ut:

• Odla "innovatörer" i din användargrupp. Hitta ett litet antal användare som är villiga att anamma det nya systemet och som är väl ansedda av andra i organisationen. Dessa "alfa-användare" är villiga att testa nya saker och är angelägna om att ge feedback till dig samt evangelisera det nya systemet till "early adopters". Du kan förfina ditt utbildningsmaterial genom att först använda det med innovatörerna och de tidiga personerna. Denna grupp människor har vanligtvis varit mentorer för andra i organisationen och kommer därför att känna till de andras begränsningar. Dessa personer kommer att berätta om du behöver göra ändringar (till exempel om språkfrågan är ett allvarligt problem eller bara ett stråman-argument).

• Därefter kan starta storskalig utbildning för "majoritets" användare. Kanske till och med direkt anlita hjälp från dem som blev kraftanvändare, ge pragmatisk utbildning som tar itu med de bekymmer du lärde dig om under din interaktion med innovatörer och tidiga personer. Majoritetsanvändarna kommer att ha sett att tidiga användare kan hantera systemet och kommer att få förtroende för att de också kan få det att fungera.

• Slutligen har du alltid det som i litteraturen kallas "efterblivande". Det här är människor som är mycket motståndskraftiga mot förändringar. Det vanliga rådet för dessa människor sträcker sig från att ge individuell uppmärksamhet till att använda press från ledningen. Den goda nyheten är att om du har varit försiktig med din utrullning kommer det inte att finnas för många eftersläpningar.

Naturligtvis tar allt detta tid och planering . Men om dina användare räknas i hundratals är det värt.

Om du inte tror på teorin om teknikens adopteringscykel, är begreppet att testa din utbildning på en liten grupp människor FIRST värdefullt.

Jag bör tillägga att "innovatör , early-adopter, major, laggard "är bara bekväma namn på roller som olika människor tar i denna process. De är inte etiketter som gäller för arbetarna personligen. Det är viktigt att göra den subtila skillnaden om du någonsin kommunicerar detta till organisationen.

Jag skulle säga att först måste du lösa översättningsproblemet. Att förvänta sig att människor ska lära sig ett nytt språk för att använda programvara är verkligen oacceptabelt. Jag inser att ditt företag dumt har fattat beslutet att gå vidare, så du måste tillhandahålla utbildningsmaterial och material som ska användas på affärsgolvet för att hjälpa människor att översätta. Kan du till exempel göra skärmdumpar av skärmarna med engelska och sedan göra en version av skärmdumpen med den tyska översättningen som visas precis under den på en sida? Detta kan sedan läggas upp nära den plats där programvaran används, så att människor kan titta på den när de blir trötta eller är nya för att använda programvaran.

Därefter måste du vara trubbig med dem , det finns ingen möjlighet att behålla det nuvarande systemet. Låt dem förstå vad som driver förändringen och hur den förändringen kommer att vara bra för företaget. Om det finns saker som programvaran kommer att göra som det gamla systemet inte skulle göra och det är saker som människorna på golvet är intresserade av, se till att markera dessa områden i utbildningen. Tyvärr misstänker jag att de verkliga fördelarna med denna programvara bara finns på ledningsnivå och att det verkligen kommer att göra deras jobb svårare. (Jag säger det eftersom jag nästan aldrig har sett en programvaruändring som gjorde det enklare för användarna av programvaran.)

Påminn dem ofta om att när de vänjer sig vid det nya gränssnittet blir det betydligt enklare . Ge dem sedan massor av övningar. Ge dem verkliga världsproblem och uppmuntra dem att prata om de edge-fall de stöter på när de utför sitt arbete och visa dem vad som gör med systemet när de mindre frekventa saker händer. Återigen är ett fuskark här till hjälp.

När det gäller utbildningen måste du stoppa klagomålen när de börjar. Säg något i stil med "Jag är ledsen att du känner så, men beslutet kommer inte att förändras och du måste lära dig att använda den här programvaran. Så kan vi komma tillbaka till vad du är här för att lära dig." Om någon fortsätter att vara störande efter det efter att du upprepade gånger har bett dem att komma tillbaka till det aktuella ämnet, ta en paus, gå och få sin handledare och be honom att räta ut killen. Du har inte råd att låta de som är mest motståndskraftiga mot förändringen hindra de andra från att lära sig vad de behöver veta.

Det verkar som om du redan har gett utbildningen till en del människor. Få några av de mer samarbetsvilliga tillsammans till ett möte om möjligt och be dem att ärligt berätta vad de tyckte var förvirrande om utbildningen och vilka andra saker de önskade hade täckts. En del av problemet med många av dessa utbildningsklasser är att de inte är utformade för att möta användarnas behov. Beroende på vad de säger kan du behöva omstrukturera utbildningen för att göra den mer effektiv. Om så är fallet, gör det och presentera sedan den omstrukturerade informationen för de personer du ursprungligen utbildade.